PDF beveiligen

De loonstrook gaat per mail naar een medewerker, de brief van de specialist naar de verzekeraar, het huurcontract naar drie kandidaten tegelijk. Mail is daarbij de zwakke schakel: adressen worden verkeerd getypt, berichten worden doorgestuurd en het bestand blijft jaren in postvakken staan. Een openingswachtwoord zorgt ervoor dat de inhoud zonder dat wachtwoord onleesbaar blijft, waar het bestand ook belandt.

Er wordt een gebruikerswachtwoord ingesteld: elke lezer vraagt erom bij het openen en zonder de juiste invoer blijft de inhoud versleuteld. Geef het wachtwoord via een ander kanaal door dan het bestand zelf, dus telefonisch of via een bericht en niet in dezelfde mail, anders geeft u de bescherming meteen weg. Kies een langere wachtzin in plaats van een kort woord; tegen geautomatiseerd uitproberen helpt alleen lengte.

Versleuteling is geen kopieerbeveiliging: wie het bestand mag openen, kan het ook afdrukken, tekst eruit kopieren, schermafbeeldingen maken en het document met wachtwoord en al doorsturen. Een vergeten wachtwoord is bovendien niet te herstellen, hier niet en elders evenmin, omdat de sleutel uit het wachtwoord wordt afgeleid en het bestand nergens op een server staat waar iets van terug te halen valt. Bewaar het onversleutelde origineel. Kent u het wachtwoord en moet het er weer af, dan doet het ontgrendelwerktuig dat.